對成天在外「趴趴走」的業務員而言，與公司資訊密切聯繫十分重要，而對企業而言，如何確保能在最快時間爭取到訂單並維持一定的利潤則是最高準則。有效的通訊則是兩個問題的答案。
到目前為止，電子郵件堪稱企業電子化最偉大的發明之一。舉凡企業活動包括訂單修改、文件簽核、協同作業及行事排程等等都結合在電子郵件中。對企業而言，今天業者花招百出的數據服務(data communication)對業務有沒有效益仍然取決於它能不能讓使用者即使人在辦公室外仍能順利處理日常業務-當然在成本低、使用便利的前提之下。而這也解釋了BlackBerry為代表的「即時郵件」(push mail)服務為何能在全球掀起旋風，對利用手機或PDA獲知收發電子郵件、獲知公司訊息以及查詢開會、客戶拜訪行程，對成天在外跑業務的業務員或開會的企業主，具有實實在在的需求。
對此，東洋藥品有最深切的體會。東洋藥品或許你沒聽過，但它生產的「諾美婷」則是許多女性、男性的瘦身救星。該公司客戶遍及全台大小醫院、診所、藥局，業務代表也分佈北、中、南部。
離開電腦、都會區工作流程中斷
然而，由於業務人員成天在外跑的工作特性，過去許多急事經常因此而擔誤。因為在鄉下地區不是每個地方都有Wi-Fi熱點（hotspot）可以提供電腦上往這些業務員若在外接到客戶打電話來下訂、退貨事宜，往往只有三條路可以走：打電話回公司請業務助理協助下單或取消訂單、記在記事本內自己晚上回公司弄，「要不然（對退訂單）裝死。」該公司資訊部門系統分析師林君諺說。而基於文件簽核流程，即使業務員完成客戶下單之後，必須經過主管確認才能開始跑流程，這意謂著倘若主管不在台灣，整個作業也將會被耽誤。
但在激烈競爭的藥品市場這是行不通的；沒有效率等於沒有競爭力。M化乃是解決方法之一。幾年前東洋藥品也曾導入Palm平台的M化解決方案，但是碰到幾個問題。首先，Palm只有8M的記憶體，使用不便，而且操作介面不友善，同仁較不願使用。第二，其軟體平台與開發工具也需外購。第三是Palm的系統軟體是固著特定機型，也就限制了系統的擴充性，益增維護成本。
為了一鼓作氣將部門協同即時化，東洋藥品於去年九月導入遠傳電信的「任意郵+」(mailgene plus)服務。即時郵件以目前在美國地區十分盛行的BlackBerry服務為代表。（描述）所不同的是，BlackBerry用的是專屬郵件軟體及手持裝置，而遠傳任意郵+則可使用WinCE-based、Symbian的裝置，並支援Notes、Exchange郵件伺服器。
在系統架構上，東洋藥品需要該公司Exchange Server 2003郵件伺服器外再架設一台伺服器紀錄這項服務下的PDA、手機機型、使用者帳號／密碼及郵件地址，然後與遠傳的系統介接即可。以便有任何公司訊息一到達，就會發送提示到使用者裝置，而Exchange Server 上的公司通訊錄也能和使用者智慧型手機裏的Outlook上的行事曆、待辦事項同步。
事實上，除了即時郵+，該公司另外還導入遠傳MVPN及GPRS服務。東洋藥品分別為這些人員申辦遠傳電信GPRS門號，並每月補助一定金額，但這些號碼仍然屬公司所有，並導入IP-PABX（IP化交換機）及E1線建置MVPN，藉此將手機當成公司分機使用，員工可以撥簡碼互通。
第一階段提供全公司四十名員工，包括三十多名業務代表及數名高階主管透過智慧型手機可連網使用即時郵件。
而為了確保只有相關職務的管理人員才可以更動像是訂單等機密資料，東洋藥品也嚴格要求助理人員在碰到老闆打電話進公司要求代為輸入使用者帳號、密碼進入系統修改資料時加以拒絕。
效益
訂單處理即時
高層主管是push mail服務使用者之一。Push mail較簡訊方便的地方在於，一次可以展示10K的信件本文，並在使用者同意下，下載剩餘的內容來閱讀。同時它可以收發Office包括Word、Excel與PowerPoint三種格式文件。林君諺表示，為了提高訂單成交可能性，對客戶提供優惠或提供贈品往往在所難免。
然而這不能做過頭。「衛生署對每顆藥的單價都有規定，如果對客戶提供的折扣太多將可能造成公司損失，」林君諺指出，高層業務主管的工作之一就是為訂單進行把關，有了push mail，即使人在國外或在路途上無法連網的情況下，也可以很快針對異常單加以修正，而不用再打電話回公司請業務助理僭用他的使用者帳號密碼進入系統修改。另一方面，客戶要修改訂單內容，業務人員也可以即時連網自行修改。
業務人員排程更容易
利用Windows-based PDA，透過Outlook來收發信件及行程的push mail服務，業務代表可以輕易查詢、修改自己的行程，對業務人員而言也很容易上手，這項功能對在外經常奔波的業務人員來說可說比什麼都好用。由於介面和Outlook相同，林君諺指出，許多業務代表都表示十分方便，而這也提升了使用者意願。不過，為了確保使用者隱私，只有東洋藥品有權限的IT人員才可以查看業務人員行程，並不開放給主管或業務助理。
自助服務強化安全管理、降低助理成本
現在使用者可以自行透過PDA或智慧型手機連回公司後端，只有有權限的人可以業務人員及主管查看訂單系統，因而確保資料存取的安全。同時也因為不再需要助理來處理這些事務，使得助理的名額從原有五人降為四人。
節省電話成本、提升客戶溝通時間
另一項效益是來自於MVPN、GPRS的建置。為了佈署MVPN，東洋藥品以拉有30條外線電話E1線取代過去使用的市話節費系統（成本約五、六千元），並使用遠傳提供的優惠費率（一分鐘3元），整體公司的電話費節省了25%~33%。另一方面，業務員不再需要打市話回公司請助理代為查詢訂單狀況，過去業務員因為省錢而佔用原本提供客戶下單的0800免費服務電話情形也減少了。林君諺估計，0800電話帳單因此降低50%。
至於手機費用部份，東洋電機計算的是同樣費用的通話時間。由於打電話變便宜，業務人員也樂於延長與通話時間，有助於與客戶溝通。林君諺估計延長了1/3。
限制
雖然有不少優點，不過美中不足的是，由於遠傳實際包含遠傳與併購的和信兩家系統。因為兩者在計費時是視為分開的兩個系統（即和信與遠傳門號之間是算網外），也就是實際上並非全部通話都適用優惠費率。林君諺指出，為此東洋採用限制從遠傳漫遊到和信的功能，全部強迫只走遠傳的系統，或者建議使用遠傳大雙網月租費加以解決。
未來延伸發展
佈署了Push mail後，東洋藥品在以往email協同的流程已不再受到業務員出門在外而中斷。在M化的延伸建置上，東洋藥品計畫業務管理系統化，將Outlook上的拜訪行程配合業務績效資料加以分析，以便作為改善的基礎，甚至建立知識共享系統以強化業務員培育。
